تنفيذاً لفكرة السجل وأهدافه، تم البدء بالعمل في رواق على دراسة وتحضير المواد اللازمة لعمل سجل للمباني من خلال الاطلاع على تجارب دول لها باع طويل في هذا المجال، مثل السويد، وفرنسا، وبريطانيا، وكندا، والأردن، ومصر، والطلب من خبراء أجانب القدوم لتدريب الطاقم على العمل، وكان أول من ساهم في عملية التدريب الخبيرة السويدية د.ماريان هيربيرغ، وكذلك تم التعرف على تجارب لدول عربية وأجنبية تمت زيارتها والتعرف على طرق التسجيل المتبعة بها وقراءة العديد من الدراسات حول الموضوع.

بعد ذلك، تم العمل في العام 1994على تسجيل مدينتي رام لله والبيرة كحالة تجريبية تدريبية، بعد تصميم الاستمارة الأولى في رواق والحصول على خرائط المدينتين من البلديات، بحيث تم بعد ذلك تقييم العمل وتطوير الاستمارة، والاستفادة من النتائج للبدء بانطلاق المشروع، الذي ينقسم إلى قسمين رئيسيين متداخلين، وهما العمل الميداني، والعمل المكتبي، وهنا تطلب العمل على التحضير لمرحلة العمل الميداني أولاً، التي هي أهم المراحل وأصعبها، بحيث تم التركيز على الخطوات التالية:

1- تحضير استمارة لتسجيل المباني التاريخية تعطي معلومات أولية عن كل مبنى، وكذلك مفتاح لتعريف البنود في الاستمارة.

2- تجميع خرائط للتجمعات التي يراد تسجيل المباني التاريخية فيها، وذلك من مصادر عدة سيأتي ذكرها لاحقاً.

3- تدريب مشرفين ميدانيين للإشراف على الباحثين الميدانيين وحل الإشكاليات التي تظهر في الميدان من خلال محاضرات مكثفة تم ترتيبها في المركز.

4- تدريب طلاب العمارة والتاريخ والآثار من الجامعات الفلسطينية المختلفة، الذين عملوا على تعبئة الاستمارات، بحيث تم تدريبهم على كيفية التعامل مع المباني التاريخية، وتوقيعها على الخريطة، وكذلك التعامل مع السكان لتسهيل جمع المعلومات، وتفسير جميع بنود الاستمارة لهم، ومن ثم إرسالهم مع المشرفين إلى الميدان لتعبئة نماذج عدة، ومن ثم مناقشة الأخطاء والمشاكل معهم، وبعد ذلك تم توزيعهم على التجمعات التي يراد تسجيل المباني القديمة فيها.

5- التحضير لتصوير كل بناية صورة واحدة على الأقل من قبل مصورين محترفين، والتدريب السريع للطلاب على التصوير لتسهيل العملية.

أما تحضيرات العمل المكتبي، فقد اشتملت على التالي:

1- العمل على تصميم قاعدة بيانات على الحاسوب تستوعب المعلومات الموجودة في الاستمارة، وتكون قادرة على استخراج التقارير.

2- تجهيز طاقم مكتبي لمراجعة الاستمارات وتدقيقها بعد استلامها من الباحثين الميدانيين والمشرفين.

3- تدريب موظفين على كيفية التعامل مع برنامج المعلومات وإدخال الاستمارات على البرنامج.

4- تدقيق المعلومات من خلال البرنامج على الحاسوب قبل استخراج التقارير.

5- حوسبة الخرائط وتحضيرها لتكون جاهزة لإدخال التعديلات التي تظهر من خلال العمل الميداني، وتوقيع المباني القديمة عليها.

6- حوسبة صور المباني التاريخية وإدخالها على الحاسوب لعمل أرشيف صور للسجل.

هذه بشكل رئيس الخطوات التي اتخذت للبدء بالعمل على مشروع سجل رواق للمباني التاريخية، ويجب الإشارة هنا إلى أنه ما من شك أن طريقة التعامل مع السجل لم تكن متبلورة بشكل واضح عند بداية العمل، على الرغم من الدراسات التي أجريت، والإطلاع على تجارب مختلفة في مشاريع مشابهة لدول غربية وعربية، وذلك لخصوصية البحث في كل دولة وإمكانياته وتعقيداته، وكذلك على الرغم من الهدف الرئيس الذي انطلق المشروع من أجله، وهو توثيق وحماية الموروث الثقافي المعماري في فلسطين، يمكن القول إن طريقة التعامل مع السجل تطورت من خلال التجارب العملية التي اكتسبت عبر سير العمل الميداني، وجمع المعلومات حتى وصلت إلى ما هي عليه الآن من النضج في معرفة أهميتها للمساعدة بعملية إصدار تشريعات حماية الممتلكات الثقافية، وتطوير خطط حفاظ وحماية، وتزويد الجهات المهتمة، والباحثين، والمخططين بالمعلومات الأولية عن التراث المعماري، مما يزيد الوعي بأهمية هذا الجانب من التراث وحمايته.

ولذلك، بدأ رواق مع بداية العام 2001، وبعد إنجاز الكم الأكبر من العمل الميداني، بتحضير خطة عمل لمراجعة المعلومات وتدقيقها بغرض تحضيرها للنشر، وتجميع المعلومات من المسوحات المختلفة وتوحيدها ضمن قاعدة بيانات واحدة، وبالتوازي مع استكمال وتسجيل ما أمكن من التجمعات المتبقية، وذلك تطلب القيام بخطوات عدة تم إنجاز معظمها، وهي:

1. ترتيب وفهرسة الملفات وتحضيرها للمراجعة والترقيم.

2. فهرسة وحوسبة جميع الصور للمباني في كل التجمعات التي مسحت لتدقيقها وترقيمها.

3. جمع الخرائط الميدانية للمواقع وفهرستها والعمل على حوسبتها، لتكون جاهزة لربطها مع قاعدة المعلومات على نظام برنامج المعلومات الجغرافية (GIS).

4. عمل قوائم لحصر المواقع التي تم مسحها، وتحديد عدد المباني في كل موقع، والتأكد من وجود خرائط لها.

5. متابعة برنامج المعلومات وتطويره، بحيث يعطي الهدف المرجو منه ( التقارير/سهولة إدخال المعلومات ومراجعتها … الخ)، وكذلك توحيد قواعد المعلومات في المشاريع الأخرى بقاعدة واحدة لتكون شاملة لكل السجل.

6. مقارنة القوائم للمواقع مع قوائم المسوحات الأخرى (مشروع الموارد الثقافية )، وعمل قائمة للمواقع التي لم تسجل بعد، بالاعتماد على قوائم الجهاز المركزي للإحصاء الفلسطيني.

وخلال العمل على تحضير النقاط السابقة، وبالتوازي معها، بدأ العمل على تدقيق المعلومات في الاستمارات وترقيمها على قاعدة البيانات، وكذلك العمل على تدقيق وترقيم صور المباني، حتى أصبحت قاعدة البيانات والصور جاهزة لربطها مع الخرائط على نظام برنامج المعلومات الجغرافية (GIS). كما أصبحت قاعدة المعلومات جاهزة لاستخراج تقارير عن كل المواقع حسب البنود الواردة في الاستبيان، ما سهل عملية كتابة التقارير لكل موقع وتحضير المادة للنشر.